Videoconferencing: zo doet u het veilig en efficiënt
Videoconferencing is vandaag de dag de normaalste zaak van de wereld. Des te meer reden om waakzaam te blijven, want deze efficiënte vorm van vergaderen komt niet zonder risico’s. Met deze 5 aandachtspunten verkleint u de kans op een incident.
1. Maak gebruik van veilige, versleutelde software
Het klinkt verleidelijk: gebruikmaken van belsoftware die we uit ons privéleven goed kennen. Toch is dat zeer onverstandig. Veel consumeroplossingen zijn niet veilig genoeg voor zakelijk gebruik. Zorg in ieder geval dat u gebruikmaakt van oplossingen die de verbindingen volledig end-to-end versleutelen. Ook moet de host voldoende controle kunnen uitoefenen op wie er deelneemt en welke rechten zij hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het al dan niet toestaan van schermdeling.
Microsoft Teams – bijvoorbeeld – biedt meer dan voldoende mogelijkheden voor veilige, versleutelde en beheersbare videovergaderingen. Sterk punten van dit platform zijn naast de security onder andere de hechte integratie met Office 365 en de verregaande mogelijkheden om medewerkers onder te verdelen in verschillende teams.
2. Maak gebruik van VPN-verbindingen
Een even eenvoudig als nuttig advies: maak tijdens conferencing altijd gebruik van VPN-verbindingen. Daarmee verkleint u de kans dat hackers de sessie van uw klant verstoren. Wij kunnen u adviseren over een veilige manier waarmee uw medewerkers vanaf hun thuislocatie of onderweg veilig verbinding maken met uw bedrijfsnetwerk vanaf ieder device.
3. Let op met het delen van scherminhoud
Het delen van de scherminhoud is een veelgebruikte manier om bijvoorbeeld presentaties op afstand te geven. Toch is die methode niet geheel zonder risico. Tijdens het wisselen van het scherm kan allerlei privacygevoelige informatie te zien zijn. Denk aan e-mails of verslagen. Zelfs in de bestandsnaam van documenten kunnen persoonsgegevens als namen naar voren komen. Dat leidt niet zelden tot een datalek, of op zijn minst tot een gênante situatie.
Wij raden u daarom altijd aan om conferencecalls met schermdeling in een aparte browser, of liever nog, Windows-sessie te doen. Een die verschoond is van alle mogelijke verwijzingen die gevoelig kunnen liggen. Het inschakelen van de niet-storenmodus in het besturingssysteem voorkomt plotselinge pop-ups met mogelijk privacygevoelige meldingen.
4. Zorg voor een ‘click-and-share’-ervaring
Voor vruchtbare conferencingsessies is het belangrijk dat deelnemers ook daadwerkelijk eenvoudig kunnen deelnemen. Technologie kan daarbij helpen. Er zijn verschillende oplossingen waarmee u veel frustraties en verloren tijd voorkomt. Deelnemers klikken simpelweg een soort ‘dongle’ in hun laptop en kunnen vervolgens met een druk op de knop hun scherminhoud of afzonderlijke documenten casten naar een presentatiescherm. Daarmee maakt het een einde aan geklungel met niet-werkende of verkeerde kabels en presentatieschermen die hardnekkig op zwart blijven.
5. Maak medewerkers bewust van goede digitale gewoonte
Het is vaak gezegd en het geldt ook voor veilige videoconferencing: oplettend, bewust gedrag vormt de belangrijkste barrière tegen cyberincidenten. Zeker medewerkers die regelmatig als host fungeren moeten weten van de hoed en de rand als het gaat om privacy en veiligheid. Zij hebben immers toegang tot instellingen die hierop een grote impact hebben, en moeten anderen ook kunnen aanspreken op onverstandig gedrag.
Wat is dan precies een goede digitale gewoonte? Denk aan de gewoonte om iedere videoconference te beveiligen met een sterk wachtwoord. Denk ook aan een zorgvuldige omgang met sessielinks. Deze vormen immers de ‘toegangspoort’ tot de vergadering. Ook gedrag tijdens de meeting maakt verschil. Laat deelnemers bijvoorbeeld verplicht gebruikmaken van de optie hun achtergrond te vervangen door een afbeelding. Het loont ten slotte de moeite om alle gedragsregels overzichtelijk op een onepager te plaatsen en deze te verspreiden.